Politiques et conditions

Code de conduite et lutte contre le harcèlement

L’I4PL s’engage à offrir une expérience inclusive et exempte de harcèlement à toutes et à tous, sans égard au genre, à l’identité et à l’expression de genre, à l’âge, à l’orientation sexuelle, au handicap, à l’apparence physique, à la taille, à la race, à l’origine ethnique ou nationale, à la religion ou à son absence, ni aux choix technologiques. Le harcèlement, sous toutes ses formes, n’est pas toléré. Les propos et les images à caractère sexuel ou discriminatoire sont inappropriés en tout lieu, y compris dans l’espace personnel, les présentations, les ateliers, les activités sociales et les médias en ligne. Les propos offensants, les contacts physiques non désirés, le harcèlement obsessionnel, l’intimidation et la discrimination sont interdits. Toute personne qui enfreint ces règles s’expose à des sanctions ou à une expulsion des événements ou des lieux de l’I4PL, sans remboursement, à la discrétion du personnel de l’I4PL.

Remboursements, annulation et transferts

Les billets achetés plus de 30 jours avant l’événement peuvent être annulés avec remboursement complet, moins les frais de traitement, dans les 24 heures suivant l’achat. Les achats effectués dans les 30 jours précédant l’événement ne sont pas remboursables. Pour annuler et demander un remboursement admissible, avisez l’I4PL par écrit. Les remboursements admissibles sont calculés selon les frais réellement payés et sont versés au mode de paiement d’origine dans un délai de quatre-vingt-dix jours. Les billets ne sont pas transférables.

Autorisation média et enregistrement

En vous inscrivant et en accédant au lieu du congrès, vous accordez à l’I4PL un droit irrévocable, perpétuel, mondial, libre de redevances et transférable de vous photographier, filmer, diffuser et enregistrer, ainsi que de reproduire, monter, publier et distribuer ces images et enregistrements, votre image, votre voix, votre nom, votre organisation et toute déclaration faite en séance, en tout ou en partie, sur tout support connu ou à venir. Cela comprend un usage publicitaire, promotionnel, éditorial, de marketing, de financement et de recrutement de membres, sur Internet, dans les médias sociaux, sur imprimé et dans le matériel des congrès futurs. Ce droit s’étend à nos ayants droit ainsi qu’aux médias, commanditaires et partenaires que nous autorisons. Vous renoncez à tout droit d’examen ou d’approbation de l’utilisation finale et à toute réclamation de paiement, de redevance ou d’autre compensation. L’I4PL est propriétaire de tous les enregistrements, photographies et documents qu’elle réalise lors des séances et mentionne les personnes conférencières lorsqu’il y a lieu. Les personnes conférencières accordent en outre à l’I4PL le droit d’enregistrer et de diffuser leur séance et le matériel qui l’accompagne. Aucune personne participante, y compris les personnes inscrites, conférencières, exposantes, commanditaires et invitées, ne peut photographier, enregistrer, diffuser ou transcrire une séance, ni partager le matériel d’une séance avec une personne non inscrite, sans l’autorisation écrite préalable de l’équipe organisatrice de l’I4PL. Si vous préférez ne pas être photographié, informez-en le comptoir d’inscription à votre arrivée : nous ferons des efforts raisonnables pour y donner suite, sans pouvoir garantir votre exclusion des plans d’ensemble d’une salle complète, ni retirer du matériel déjà publié.

Politique de confidentialité

L’Institut pour la performance et l’apprentissage recueille, utilise et communique les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et aux lois provinciales applicables. La présente politique explique ce que nous recueillons dans le cadre du Congrès national annuel 2026, pourquoi nous le recueillons et les choix qui vous reviennent. Elle remplace l’énoncé de confidentialité du 8 avril 2019.

Qui est responsable

Le conseil d’administration de l’I4PL est responsable des renseignements personnels qui relèvent de nous, y compris ceux traités pour notre compte par des fournisseurs. Les questions, les demandes d’accès et les plaintes doivent être adressées à contact@thei4pl.ca et sont acheminées à la personne désignée comme responsable de la conformité en matière de confidentialité.

Ce que nous recueillons

Au moment de l’inscription, nous recueillons votre nom, le nom que vous souhaitez voir sur votre badge, votre organisation et votre fonction, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre langue de préférence, votre statut de membre et vos choix de séances. Si vous décidez de nous en informer, nous recueillons aussi vos exigences alimentaires et vos besoins en matière d’accessibilité. Ces renseignements peuvent révéler des détails sur la santé ou la religion : nous les traitons comme sensibles, les communiquons uniquement au lieu et aux personnes organisatrices qui doivent y donner suite, et les supprimons après l’événement. Les fournir demeure toujours facultatif.

Pourquoi nous le recueillons

Nous recueillons des renseignements personnels pour traiter votre inscription et votre paiement, produire votre badge, planifier la restauration et la capacité des salles, respecter nos obligations en matière d’accessibilité, faire fonctionner l’application de l’événement, communiquer les aspects logistiques et conserver les registres financiers et de présence que l’organisation doit tenir. Nous ne recueillons aucun renseignement à des fins que nous ne vous avons pas indiquées, ni plus que ces fins ne l’exigent.

Consentement et retrait du consentement

L’inscription vaut consentement aux utilisations décrites ici. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve des limites légales et contractuelles, en écrivant à contact@thei4pl.ca. Le retrait du consentement pour un traitement essentiel peut nous empêcher de vous fournir votre inscription. Le consentement au marketing est distinct : chaque courriel comporte un lien de désabonnement, et le désabonnement n’a aucune incidence sur les messages nécessaires à votre participation.

Renseignements de paiement

Les données de carte de paiement sont saisies directement chez notre fournisseur de traitement des paiements et ne sont pas conservées par l’I4PL. Nous ne conservons que le relevé de transaction nécessaire à la comptabilité, à la vérification et aux remboursements.

L’application et le répertoire des personnes participantes

Le congrès utilise Whova. La création d’un profil y est facultative et vous contrôlez ce qui figure dans le répertoire des personnes participantes ainsi que la possibilité pour autrui de vous écrire. Vous pouvez modifier ces paramètres ou supprimer votre profil à tout moment. Whova traite ces renseignements selon ses propres conditions, à titre de fournisseur.

Avec qui nous les partageons

Nous ne communiquons des renseignements personnels qu’aux fournisseurs qui en ont besoin pour livrer le congrès : le lieu, la plateforme de gestion d’événement et d’application, le fournisseur de traitement des paiements et nos conseillers professionnels. Chacun est tenu de les protéger et de ne les utiliser qu’aux fins que nous précisons. Lorsque vous choisissez de communiquer vos coordonnées à un exposant, à un commanditaire ou à une personne conférencière en remplissant le formulaire de son kiosque ou de sa séance, cet exposant, ce commanditaire ou cette personne conférencière, et lui seul, reçoit les renseignements que vous avez saisis (voir la section suivante). Au-delà, nous ne communiquons aux commanditaires que des données agrégées et non identifiantes. Nous ne vendons pas de renseignements personnels et ne les communiquons autrement que si la loi l’exige.

Formulaires des kiosques et des séances

Les kiosques des exposants et les séances des personnes conférencières affichent un code QR. En le lisant, vous ouvrez un formulaire sur le site de l’Institut où vous pouvez choisir de communiquer votre nom, votre adresse courriel, votre organisation et votre titre à cet exposant ou à cette personne conférencière, et lui seul, ainsi que, si vous le souhaitez, un numéro de téléphone et une note. Vos renseignements ne sont transmis à un exposant ou à une personne conférencière que lorsque vous remplissez vous-même son formulaire. Chacun ne reçoit que les renseignements communiqués à son propre kiosque ou à sa propre séance, et peut les utiliser pour faire un suivi auprès de vous au sujet de ses produits, de ses services ou de sa présentation. À titre d’organisme du congrès, l’Institut détient l’ensemble de ces renseignements et peut les rapprocher des dossiers d’inscription pour confirmer votre présence. Lorsque vous soumettez un formulaire, nous consignons aussi l’heure, l’emplacement approximatif de votre adresse réseau et le type de votre appareil, afin de prévenir les abus. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment au moyen du désabonnement de l’Institut, à thei4pl.ca/go/desabonner. Le retrait est automatique : vos renseignements sont alors retirés de toutes les listes des exposants et des personnes conférencières, et l’Institut conserve son propre dossier. Nous conservons ces renseignements pendant deux ans après le congrès, puis nous les détruisons.

Conservation à l’extérieur du Canada

Certains de nos fournisseurs, dont la plateforme de l’application, conservent et traitent les renseignements sur des serveurs situés à l’extérieur du Canada, principalement aux États-Unis. Pendant qu’ils s’y trouvent, ils sont assujettis aux lois de ce pays et peuvent être accessibles aux tribunaux et aux autorités en vertu de ces lois. Nous exigeons des protections contractuelles comparables à nos propres normes.

Durée de conservation

Nous conservons les dossiers d’inscription pendant sept ans pour respecter nos obligations financières et de vérification. Les renseignements alimentaires et d’accessibilité sont supprimés dans les trente jours suivant le congrès. Les coordonnées marketing sont conservées jusqu’à votre désabonnement. Les renseignements qui ne servent plus à une fin déterminée sont détruits de façon sécuritaire ou rendus anonymes.

Exactitude, accès et correction

Vous pouvez demander quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet, comment ils ont été utilisés et à qui ils ont été communiqués, et vous pouvez demander leur correction. Écrivez à contact@thei4pl.ca. Nous répondons dans les trente jours; s’il nous faut plus de temps ou si nous devons refuser en partie, nous vous en expliquerons la raison et les recours possibles. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité avant de communiquer des renseignements.

Comment nous les protégeons

Nous appliquons des mesures de sécurité physiques, organisationnelles et techniques proportionnées à la sensibilité des renseignements, notamment le chiffrement en transit, un accès limité aux personnes qui en ont besoin à une fin déterminée et des obligations contractuelles imposées à nos fournisseurs. Aucun système n’est parfaitement sûr. En cas d’atteinte présentant un risque réel de préjudice grave, nous en aviserons les personnes touchées et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, comme la loi l’exige.

Photographie et enregistrement

Les images et les enregistrements réalisés lors du congrès constituent des renseignements personnels et sont régis par la politique d’autorisation média et d’enregistrement énoncée sur cette page.

Préoccupations et plaintes

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous avons traité vos renseignements personnels, écrivez à contact@thei4pl.ca : nous ferons enquête et vous répondrons. Vous avez également le droit de porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, à priv.gc.ca. La présente politique est révisée périodiquement; toute modification importante sera publiée ici avec une date révisée, et nous n’appliquerons aucune modification rétroactivement aux renseignements déjà recueillis sans votre consentement.

Collecte de données et lecture des badges

Les renseignements personnels fournis à l’inscription sont recueillis et conservés pour l’administration de l’événement, notamment le traitement des inscriptions, les communications, l’impression des badges et la vérification des présences. Si vous visitez des kiosques ou des activations d’exposants où la lecture des badges est utilisée, vos renseignements d’inscription peuvent être communiqués à cet exposant et vous pourriez recevoir ses communications, selon ses propres pratiques de confidentialité. La lecture des badges est facultative et vous pouvez la refuser sans conséquence. Vos renseignements ne seront pas autrement communiqués à des tiers sans votre consentement, sauf si la loi l’exige ou si cela est nécessaire à l’administration de l’événement, par exemple la coordination avec l’hôtel ou l’établissement.

Admission et droit de refus

Pour accéder à l’événement, vous devez avoir au moins 18 ans, présenter une pièce d’identité valide et détenir un billet valide et confirmé. L’I4PL se réserve le droit, à son entière discrétion, de refuser l’accès au congrès ou au lieu, ou d’en expulser toute personne inscrite qui ne respecte pas les présentes conditions ou qui, de l’avis de l’I4PL, présente un risque pour la sécurité ou constitue une nuisance ou une perturbation, sans remboursement des frais d’inscription payés.

Mesures alimentaires et d’accessibilité

L’I4PL fera des efforts raisonnables pour répondre aux restrictions alimentaires et aux besoins d’accessibilité indiqués à l’inscription. Toutes les demandes doivent être soumises au plus tard le 5 novembre 2026. Les demandes soumises après cette date pourraient ne pas être satisfaites. Nous vous encourageons à les soumettre le plus tôt possible; vous pouvez aussi communiquer directement avec l’I4PL pour discuter de besoins particuliers.

Acceptation du risque et limitation de responsabilité

La participation est volontaire et à vos propres risques. Dans toute la mesure permise par la loi, vous assumez l’entière responsabilité de votre sécurité et de votre bien-être pendant l’événement, ainsi que de toute perte, blessure ou dommage à vos biens personnels. Vous acceptez de suivre toutes les directives raisonnables de l’I4PL, de ses planificateurs approuvés et des propriétaires du lieu, et vous assumez l’entière responsabilité de tout dommage au lieu résultant de votre négligence ou de vos actes volontaires. L’I4PL, son personnel, ses bénévoles et l’établissement ne sont pas responsables des blessures, pertes, vols ou dommages matériels liés à votre participation, sauf dans la mesure où la loi ne permet pas d’exclure cette responsabilité.

Modifications au programme, annulation et droit applicable

L’I4PL se réserve le droit de modifier le programme du congrès, notamment de remplacer ou d’annuler des personnes conférencières ou des séances, ou de modifier l’horaire ou le lieu, sans responsabilité, lorsque cela est raisonnablement nécessaire. Si l’I4PL annule ou reporte le congrès pour des raisons indépendantes de sa volonté, notamment l’indisponibilité du lieu, des conditions météorologiques extrêmes ou un autre cas de force majeure, elle en avisera les personnes inscrites et déterminera à sa discrétion si les frais sont remboursés, portés au crédit d’un événement futur ou traités autrement. Les présentes conditions sont régies par les lois de la province d’Ontario et les lois fédérales du Canada applicables.